Yaklaşık üç yıldır uzaktan çalışıyorum ve evdeyken nasıl üretken olacağımı ve ayrıca bir şirketin kurucusu olarak uzak ekipleri nasıl yöneteceğimi öğrendim. Ama dürüst olacağım - uzaktan çalışmayı nasıl etkili hale getireceğimi bulmam uzun zaman aldı. Gerçek zamanlı iletişim ve e-posta ile yolun her adımında kesintiye uğramaya o kadar alışmıştım ki, işlerin herkes için böyle olduğunu varsaydım.
Kendi başıma çalışırken ve sürekli kesintiye uğrama sorununu teşhis etmeye başladığımda, verimsiz zamanımın çoğunun, birlikte çalıştığım herkesten durum güncellemeleri vermek ve toplamakla geçtiğini gördüm. Ne kadar az bilgili insanlar - özellikle liderlik pozisyonundaki insanlar - ne yaptığım hakkında bana daha fazla e-posta, metin mesajı ve sohbet mesajı gönderdiler. Bazı liderler işin içinde olmamakta sorun yok, ancak bazıları iki saatte bir sizden haber alamayınca tedirgin oluyor. Herkes için zaman kaybıydı.
Bu yüzden büyük etkisi olan bir değişiklik yaptım. Her Pazartesi sabahı 'Haftalık planım' konu satırıyla bir e-posta göndermeye başladım. Bu e-postada, alıcılara bu hafta için planlarımın tam olarak ne olduğunu söyler ve önceliklerimde yapmak istedikleri herhangi bir soru veya herhangi bir ayarlama olup olmadığını sorardım.
Şuna benziyor:
Herkese merhaba -- Bu haftaki önceliğim blog gönderileri yayınlamaya ve pazarlama ve ortaklık planımızı tamamlamaya odaklanmak olacak.
İşte üzerinde çalışacağım bazı etkinlikler:
'Evden çalışma yönergeleri' makalesini intranette yayınlayın.
Bu hafta sonuna kadar onay almak amacıyla geçen hafta tartıştığımız pazarlama planının bir taslağını oluşturun.
Bu hafta ortaklarımızla birkaç toplantım var. Bu tartışmaların bir özetini göndereceğim.
Teşekkür ederim! Herhangi bir sorunuz varsa veya önceliğimde herhangi bir değişiklik görmek istiyorsanız lütfen bana bildirin.
Teşekkür ederim!
-- Robbie
O haftaki etkinliklere bağlı olarak, 'geçen hafta bitirdim' bölümünü de eklerdim. Bu bölüm şöyle görünür:
Geçen hafta, uzak blog gönderisini yayınlayabildim, üç ortağımızla konuşabildim ve geçen hafta tartıştığımız pazarlama planımızın iyi bir taslağını bitirdim. Pazarlama planının kesinleşmesini umuyordum ama hala Suzy'nin tatilden dönmesini bekliyorum ve bu hafta döndüğünde onunla birlikte gözden geçireceğim.
Bu, müşterilere göndermek için yararlı bir e-postadır, ancak dahili olarak da yararlıdır. Şirketin kurucusu veya CEO'suysanız, personele göndereceğiniz e-posta şöyle görünür:
Herkese merhaba -- İşte bu hafta için önceliklerimiz ve yönümüz.
Fazla stoklarımızın satışlarını artırmamız gerekiyor. Pazarlama ekibi, depomuzdaki kullanılmayan tüm envanteri satmak için bir plan yapabilir mi? 30 gün içinde satmazsak, envanteri elden çıkarmak zorunda kalacağız.
E-posta kampanyalarımız harika gidiyor. Hadi onlardan daha fazlasını yapalım. Haftada 1 e-postadan haftada 2 e-postaya geçelim.
Önümüzdeki 30 gün boyunca satış hedefleriyle ilgili olmayan tüm gereksiz toplantıları iptal edin. Kriz modundayız ve yapabileceğimiz ince ayarlara odaklanmamızı istiyorum. Bazılarınızın benimle de önemli toplantıları olduğunu biliyorum, ancak bu satışla ilgili değilse, lütfen daveti şimdilik yeniden planlayın.
-- Robbie
Ayrıca ekibinizden, başardıkları şeyler ve gelecek hafta için planlarıyla ilgili benzer haftalık güncellemeleri size göndermelerini isteyebilirsiniz.
Ekibim ve ben böyle e-postalar gönderdiğimizde, müşteriler ve ekip arkadaşlarım genellikle buna bayılır. Kaygılarını azaltır ve her bir kişinin neye odaklandığı konusunda onlara daha fazla görünürlük sağlar. Ayrıca, alıcının her şeyin üstünde olduğunuzdan emin olduğu ve her zaman çalışmak için bir hatırlatıcıya ihtiyacı olmadığı için kesintiler önemli ölçüde azalır.
Bu tek e-posta, şirketinize çok zaman kazandırabilir.
