Bir iş teklifi, belirli bir işi elde etmek için potansiyel bir müşteriye gönderilen yazılı bir belgedir. Teklifler istenebilir veya talep edilmeyebilir. Bir müşteri, bir satış görüşmesi sırasında basitçe 'Biliyorsunuz, kulağa ilginç geliyor' diyerek bir projeyle ilgili bir teklif isteyebilir. Neden bana bununla ilgili bir teklif göndermiyorsun?' Diğer durumlarda teklif, genellikle RFP (teklif talebi) olarak adlandırılan resmi bir talep olabilir. RFP'ler de neredeyse her zaman belgelerdir. Sağlanacak ürün veya hizmeti, aranan nitelikleri ve son teslim tarihini belirtirler. İstenen teklifler, açıkçası, müşterinin bir satın alma yapmaya karar verdiği anlamına gelir. Geriye sadece satıcı seçimi kalıyor. İstenmeyen bir teklif, aksine, genellikle başka bir pelerin giymiş bir satış sunumudur - ancak teklif özellikle iyi tanımlanmış ve sınırlı bir faaliyete yöneliktir. İstenmeyen bir teklifin bir örneği, bir kitabın ana hatlarının, konunun popülerliğini, yaklaşımın yeniliğini ve yazarın esasını tartışarak bir yayıncıya sunulmasıdır.
İş teklifleri aşağıdakilerden ayırt edilmelidir: tahminler . Küçük işletmelerin aktif olduğu birçok alanda, tahminler bir teklifle aynı amaca hizmet eder. Bir çatı kaplama işinin veya bir kaldırım işinin veya aylık bir ev temizliği hizmetinin satışını perçinleyen belgelerdir. Ancak tahminlerin kullanıldığı yerlerde, satıcının nitelikleri ve işi gerçekleştirme yöntemi de belirlenir, ancak başka yollarla - tipik olarak bir görüşme veya satış görüşmesi yoluyla. Bazen satıcının işe uygun olduğu varsayılır çünkü işletme zaten iyi bir üne sahiptir. Öte yandan, teklifler genellikle bir parkın çevre düzenlemesi, bir pazar araştırması veya bir rafineri inşası gibi karmaşık veya olağandışı tek seferlik hizmetleri içerir. Bu durumlarda işe yaklaşım, tasarım, uygulama, program ve hatta estetik, bir dolar tahmininden fazlasını gerektirir.
Birçok hizmet işletmesi tamamen teklif temelinde çalışır. Diğer durumlarda, bazen bir teklif gerekli, bazen değil. Son derece teknik alanlarda, teklif, mühendislik spesifikasyonlarının ve/veya proses detaylarının kuru listeleri ile doldurulabilir. Ancak tekliflerin her zaman ilk ve en önemli olduğunu hatırlamak çok önemlidir. satış belgeleri .
İŞ TEKLİFİNİN UNSURLARI
Çoğu endüstride teklifler, alana özgü iyi tanımlanmış bir formata sahiptir. Örnekler, bir banliyö gelişimi için büyük bir yüksek katlı veya dökülen temellere elektrik tesisatı hizmetleri sağlamak olabilir. Bu gibi durumlarda, teklif sahibi ilk önce eski teklifleri almalı ve o pazardaki ticareti tarafından tipik olarak kullanılan yapıyı izlemelidir. Mimarlık ve çevre düzenlemesi gibi mesleklerde görsel bir sunum, hatta bazen bir model satışın merkezinde yer alır. Aynısı bir reklam teklifi için de geçerlidir. Bu üç alanda -başkaları da var- asıl sunum genellikle bir toplantıdır. Herhangi bir belge tamamlayıcıdır ve sunumu 'kazan plakası' olarak adlandırılan ek bilgilerle, yani idari ayrıntılarla özetleme eğilimindedir.
Aşağıda, genellikle çalışmalar, anketler veya hizmet faaliyetleri (örneğin, bir depo kompleksi için koruyucu hizmetler) ile ilişkili daha genel tekliflerin tartışılması yer almaktadır. Bu tür tekliflerde aşağıdaki genel yapı geçerlidir.
Tüm tekliflerin en az iki ayrı parçası vardır: bir ön yazı ve teklif belgesinin kendisi. Ek olarak, bazen, çizelgeler, grafikler, fotoğraflar, haritalar vb. ile bir veya daha fazla ek sağlanabilir. Bazen 'mektup teklifleri' olarak da bilinen kısa teklifler, ilk iki parçayı genellikle en fazla altı ila sekiz sayfadan oluşan tek bir sunumda birleştirir.
ön yazı iletici bir belge olarak hizmet eder. Birçok teklif sahibi, teklifin özünü çok kısaltılmış biçimde sağlamak, teklif sahibinin niteliklerini vurgulamak, fiyatı belirtmek ve siparişi istemek için kapak mektubunu da kullanır.
teklif belgesi genellikle aşağıdaki yapıya sahiptir:
- Giriş sayfası. Bu bölüm tipik olarak adınızı ve şirketinizin adını, teklifin sunulduğu kişi veya şirketin adını ve teslim tarihini içerir.
- İçindekiler. Genellikle daha kısa teklifler için gerekli olmasa da, bunlar bazen karmaşık resmi teklifler için kullanılır. Müşterinin farklı departmanlarının belgenin bölümlerini ayrı ayrı gözden geçireceği durumlarda, içindekiler tablosu okuyucuyu Elektrik, Yapısal, Isıtma ve Soğutma (bir bina projesinde) '¦ veya Gıda gibi konulara hızlı bir şekilde yönlendirmenin yararlı bir yoludur. Hizmetler, Müzik, Eğlence, Ulaşım Hizmetleri (festival düzenleme projesinde).
- Yönetici Özeti. Buraya bir özet eklenebilir veya kapak mektubunda iletilebilir.
- Sorunun/Konunun/İşin Bildirimi. Bu bölüm, teklif veren tarafından yorumlandığı şekliyle müşterinin amaçlarını ve hedeflerini farklı bir şekilde tekrar eder. Sorunun bu yeniden beyanını dahil etmek, müşteriye teklif sahibinin sorunu doğru anladığını göstermek açısından değerlidir.
- Yaklaşmak. Bu bölümde teklif sahibi, müşterinin problemini çözmek veya gerekli görevi yerine getirmek için önerdiği yaklaşımı özetler. Önerilen yaklaşım genellikle işi kazanmanın anahtarıdır - eğer fiyat doğruysa - çünkü benzersiz araçlar, düşünce tarzları veya teknikleri, sorunu neden çözeceklerini ve neden alternatiflerden üstün olduklarını gösterir. Bölümün detaylandırılmasına gerek yoktur. Detaylar Metodolojiye bırakılmıştır. Ancak teklifin stratejik unsurlarını sunar ve onların lehinde tartışır.
- Metodoloji. Bu bölüm, Yaklaşımın nasıl uygulanacağını ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Ayrıntı düzeyi, müşteriye, ayrıntılara takılmadan neler olacağını ikna edici bir şekilde iletmeye yeterli olmalıdır.
- Teklif Sahibinin Nitelikleri. Bu bölüm, bu teklif sahibinin nitelikler, geçmiş tarih ve geçmişte benzer işlerin başarılı başarısı temelinde neden seçilmesi gerektiğinin belgelerini sunar.
- Program ve Karşılaştırmalar. İşin ana unsurları burada bir zaman çizelgesine göre görüntülenir. Gerekirse, ara hedeflerin başarılı bir şekilde gerçekleştirildiğini göstermek için belirli kriterler belirlenir.
- Maliyet Teklifi, Ödeme Planları ve Hukuki Konular. İstekli, fiyatı RFP'de gerektiği kadar ayrıntılı olarak sunarak sonuca varır. İsteklinin, iş ilerledikçe kısmi ödeme almayı beklediği zamanı özellikle belirlemek her zaman akıllıca olacaktır. Yasal konular söz konusuysa, buraya yerleştirilebilirler. Uzunlarsa, kendilerine ait bir bölümü hak edebilirler.
BAŞARILI TEKLİFLER
Başarılı teklifler, her şeyden önce, müşterilerin 'duyarlı' olarak tanımladıkları, yani teklif verenin ödevini yaptığı, müşterinin ihtiyaç ve isteklerine tamamen aşina olduğu ve bir RFP'nin tüm yönlerine dikkatle yanıt verdiği anlamına gelir. Duyarlılık, nihai olarak sunumun görsel çekiciliğinden ve hatta yazının akıcılığından çok daha önemlidir, her şey eşittir. Müşterinin projesinin temel unsurlarını kaçıran veya görmezden gelen güzel ve iyi yazılmış bir teklif, aksi takdirde yanıt veren sıkıcı bir teklife kaybedecektir. içinde yazmak Los Angeles İş Dergisi Sharon Berman, 'Ödevini yapmak ve gerekli hazırlıkları yapmak her şeyi değiştirebilir. Bu, profesyonel bir teklif hazırlamak için gereken muazzam zaman ve çabanın ışığında özellikle önemlidir.' Önemli karar vericilerle önceden görüşmek ve tam olarak ne aradıklarını belirlemek için derinlemesine sorular sormak minimum hazırlıktır. Söylemeye gerek yok, rekabetçi bir fiyat her zaman eşit yarışmacılar arasında nihai belirleyicidir.
KAYNAKÇA
Berman, Sharon. 'Müşterileri Etkileyen İş Teklifleri Nasıl Hazırlanır?' Los Angeles İş Dergisi . 3 Ocak 2000.
Gilliam, Stacy. 'Teklifinizi güçlendirin.' Siyah Kurumsal . Haziran 2005.
San, Tom. İkna Edici İş Teklifleri . AMACOM, 1 Aralık 2003.
