Gelen kutumda şu anda 15'i okunmamış 93 e-posta var. Sende kaç adet var?
Son birkaç yılda Inbox Zero, popüler bir zaman yönetimi tekniği olarak yükseldi. Merlin Mann tarafından geliştirilen Inbox Zero, e-posta gelen kutunuzu her zaman boş tutmayı savunuyor. Inbox Zero'nun savunucuları, bizden üstün olduklarıyla övünüyorlar. Boş bir gelen kutusunu muhafaza edebildikleri için dağınık bir beyin elde ettiler ve önemli şeylere daha iyi odaklanabilirler.
Bu beni deli ediyor. Gelen Kutusu Sıfır, tam bir zaman kaybıdır. Kendimi bu dünyada sadece birkaç konuda uzman olarak görüyorum ve zaman yönetimi bunlardan biri. Güncel ve minimal bir gelen kutusuna sahip olmak gerçekten değerlidir, ancak gelen kutumun her gün sıfırda olduğundan emin olmak israf ve dikkat dağıtıcıdır.
İşte haftanın herhangi bir günü Inbox Zero'dan seçeceğim beş zaman yönetimi tekniği:
1. Bumerang
Boomerang bir Gmail uzantısıdır. Profesyonel kariyerimde keşfettiğim en iyi zaman yönetimi aracıdır. Gönderdiğiniz bir e-postadan yanıt bekliyorsanız, o zamana kadar yanıt almadıysanız, bu e-postanın daha sonraki bir tarih ve saatte gelen kutunuzun en üstünde görünmesini seçebilirsiniz. Ayrıca günün herhangi bir saatinde bir e-posta oluşturabilir ve daha sonraki bir tarihte gönderebilirsiniz. Sık sık 11:00 veya 06:00'da e-posta yazacağım ve ekip arkadaşlarımı rahatsız etmemek için çalışma saatlerini göndermeleri için Boomerang kullanacağım.
2. Trello
Trello, hem web'de hem de mobil cihazlarda kullanılabilen ücretsiz bir görev yönetimi aracıdır. Trello, görevleri öncelik sırasına koymanıza ve çeşitli listeler oluşturmanıza olanak tanır. 'Bugün Yapılacaklar' listeniz, 'Yapılacak Çağrılar' listeniz ve daha fazlası olabilir. Seçenekler sonsuzdur.
Hatta herhangi bir e-postayı Trello'ya iletebilirsiniz. Bir Trello panosunun içinde, 'Menüyü Göster'i, ardından 'Diğer'i ve ardından 'E-postadan panoya ayarları'nı tıklayın. Benzersiz bir e-posta adresi bulacaksınız. Herhangi bir e-postayı bu e-posta adresine yönlendirin ve bunlar Trello panonuza eklenir.
Bu, aslında 'Yapılacaklar' öğeleri olan ve mutlaka zamana duyarlı olmayan ancak bir noktada ele almak istediğiniz tüm e-postalar için oldukça yararlıdır.
3. E-posta filtreleri ve abonelikten çıkın
Bunların ikisi de aynı amaca hizmet eder-- gelen kutusunu atlayın. E-posta listelerinden çıkmak zaman alır, ancak muazzam bir zaman tasarrufu sağlar ve yatırıma değer. Almak istediğiniz ancak okumanız gerekmeyen e-postalar için, favori mağazalarınıza ve posta listelerinize kuponlar gibi, gelen kutunuzu atlamak ve doğrudan bir e-posta etiketine gitmek için bir e-posta filtresi ayarlayın.
'İndirimler ve Teklifler' adında bir etiketim var. Bu şekilde, ne zaman bir indirim için piyasaya çıksam, bu klasöre gidip nelerin mevcut olduğuna bakarım.
4. İlk Üç Liste
E-postaları geldikleri anda okumak tamamen keyfi ve reaktiftir; öncelikli ve proaktif olmanın tam tersi.
Gün boyu e-postanıza bağlı kalmak yerine, her sabah günün sonunda tamamlamayı hedeflediğiniz ilk üç iş ve en önemli üç kişisel görevin bir listesini yapın. İlk üç listemi Trello'da tutuyorum. Listeyi tutmayı seçtiğiniz diğer herhangi bir yerde olduğu gibi kağıt da çalışır. Görevler tamamlanacak kadar küçük olmalıdır.
Bir performans incelemesi yazmanız gerekiyorsa ve bunun bir hafta içinde bitmesi gerekiyorsa, ilk üç görev bugün bunun için 30 dakika harcamak olabilir.
5. TÜM e-posta bildirimlerini kapatın
Kim olduğunu biliyorsun - telefonunu veya saatini kontrol etmeden sohbet edemiyorsan, bugün 10 dakikanı ayıracağına ve bildirimleri kapatacağına söz ver.
Dizüstü bilgisayarlarda sıfır bildirim ve telefonlarda yalnızca kısa mesaj bildirimleri olması gerektiğine inanıyorum. Bumerang'ı başka bir güne ertelemek için kullanacak olsanız bile, yalnızca hemen yanıtlamak veya gelen kutunuzdan çıkarmak için sürekli olarak e-postayı açmak, kesintisiz görev değiştirmeyi gerektirir.
Araştırmalar, çoklu görevlerin verimsiz olduğunu ve tek bir göreve odaklanabilenlerin büyük bir avantaja sahip olduğunu kanıtladı. Tüm bildirimleri kapatamıyorsanız, kapatabildiğiniz kadarını kapatın.
6. Sadece hayır deyin
Ve son olarak, her şey başarısız olursa, hayır deyin. Tüm isteklere yönelmeniz gerektiği bir efsanedir.
Kaba ve hayalet insanlar olmayın, ancak bu hafta yapacak kadar önemli görünmeyen bir göreviniz varsa, bu kişiye onlara yardım edemeyeceğinizi söyleyin. Veya beş dakika veya daha az zamanınızı alacak şekilde onlara yardım etmenin bir yolunu bulun. Ve görevi yapma fırsatına değer verebilecek başka birini tanıyorsanız, işbirliği yapıp yapamayacağınıza ve başkalarını işin üstlenmesine dahil edip edemeyeceğinize bakın.
